2021年11月24日星期三第九章采购与应付账款系统理解采购/付款过程与其他业务流程之间的关系掌握采购管理和应付款管理子系统的使用主要内容第一节采购与应付账款子系统概述第二节采购与应付账款子系统的内部结构分析第三节采购与应付账款子系统初始设置第四节采购与应付账款子系统日常处理第五节账表输出第一节采购与应付账款子系统概述采购与付款过程是企业物资供应部门取得企业生产经营活动所需要的各种物资，并支付货款的过程。采购与付款过程的目标和内容与其他业务流程之间的关系几种典型业务流程场景采购与付款过程主要由以下环节组成：提出采购请求，授权采购，采购商品，验收商品，存放和保管已验收的商品，为商品付款，退回商品等。它的主要目标包括：及时、准确地完成采购订货管理，反映和监督采购订单的制订、审核和执行情况；完成采购的日常业务处理。包括采购入库、采购退货、发票处理、采购结算等日常处理工作；完成应付账款的核算与管理，包括进行应付账款业务的日常核算，全面反映企业赊购形成的债务状况，从而及时还款，降低信用成本；及时反映和监督采购业务中资金的支出和应付情况，确定合理的中、长期还款计划；及时记录并反映供应商的情况，在保证准时、足量得到供货的同时降低采购成本；实现其它有关业务的管理。
进行供应商管理、价格及供货信息管理、物料对应管理、质量检验管理等工作；完成采购分析、采购统计工作；打印输出各种需要的台账、报表，将各种信息按照需求传递到其他业务过程。建立数据传输通道，实现采购管理系统与应付账款系统之间，以及其与库存管理系统、存货核算系统、账务处理系统、应收账款系统等的数据共享。二、与其他业务流程之间的关系采购与付款过程是企业生产经营过程的重要组成部分。它从销售过程和生产过程得到对各种材料物资的需求情况，结合库存数据，在预算管理过程的控制下，形成有效的采购需求；为库存管理和存货核算提供入库成本、数量等信息；对现金管理过程提出付款请求；向账务核算和分析过程提供采购成本、费用等数见PP174三、几种典型业务流程场景现购流程出纳出纳采购业务人员采购业务人员质检人员质检人员仓管人员仓管人员会计会计业务人员/计划人员业务人员/计划人员采购申请单提出采购申请签订采购订单采购订单通知收货收料通知单检验质量质检报告办理入库外购入库单采购发票核对钩稽办理支付核销记账付款单2．赊购赊购流程出纳出纳采购业务人员采购业务人员质检人员质检人员仓管人员仓管人员会计会计业务人员/计划人员业务人员/计划人员采购申请单提出采购申请签订采购订单采购订单通知收货收料通知单检验质量质检报告办理入库外购入库单采购发票确认应付账款办理支付核销应付款付款单核算成本费用钩稽入库单和发票3．退货退货流程出纳出纳采购业务人员采购业务人员仓管人员仓管人员会计会计通知退货退料通知单办理出库红字外购入库单红字采购发票冲减应付账款钩稽入库单和发票办理收款确认采购货款退回核销单据退款单第二节采购管理与应付账款子系统内部结构分析一、采购管理与应付账款子系统日常业务处理流程根据采购货物和发票到达企业的时间和进行处理先后顺序的不同，可以将采购业务归纳为几种情况：退货业务1、单货同行的采购业务凭证凭证凭证发票制单（存货核算系统）核销制单制单采购入库单录入（采购/库存管采购入库单记账（存货核算）采购入库单审核（采购/库存管借：原材料贷：物资采购借：物资采购应交税金贷：应付账款借：应付账款贷：银行存款采购发票录入（采购管理）录入付款单（应付款系统）审核、记账（总账系统）付款单（现金管理系统）2、暂估入库（货到票未到）当月,货到票未到:暂估制单暂估入库单记账暂估制单暂估入库单记账（存货核算）借：原材料贷：应付账款填制暂估入库单（采购管理）下月发票到下月发票到::蓝字回冲单制单红字回冲单制单填制采购发票（采购管理）采购结算（采购管理）暂估处理（存货核算）借：原材料(红)贷：应付账款(红)借：原材料贷：物资采购3、在途业务（票到货未到）如果先收到了供货单位的发票，而没有收到供货单位的货物，可以对发票进行压单处理，待货物到达后，再一并输入计算机做报账结算处理。
但如果需要实时统计在途货物的情况，就必须将发票输入计算机，待货物到达后，再填制入库单并做采购结算。4、退货业务处理无论是否录入“采购发票”，“采购发票”是否结算，结算后的“采购发票”是否付款，都需要录入退货单。凭证凭证凭证红字发票制单（存货核算系统）核销制单制单退货单录入（采购管理）红字外购入库单记账（存货核算）退货单审核（采购管理）借：原材料(红)贷：物资采购(红)借：物资采购(红)应交税金(红)贷：应付账款(红)借：银行存款(红)贷：应付账款(红)红字发票录入（采购管理）录入收款单（应付款系统）审核、记账（总账系统）采购业务与系统的对应图采购业务与系统的对应图供应商采购人员仓管人员会计答复报价等采购处理接收商品财务处理订购签定合同（采购订单）开票（采购发票）发货（外购入库单）（发票、入库单核对）凭证制作付款（付款单）采购申请（采购申请单）入库核算付款出纳所用系统所用系统采购系统采购系统采购系统应付系统仓存系统存货核算现金系统入库通知（收料通知单）采购价格控制二、主要功能模块1．采购管理子系统的功能模块采购管理子系统2．应付款管理子系统的功能模块应付款管理子系统K3中的应用流程K3赊购处理典型流程现金管理子系统现金管理子系统应付款管理子系统应付款管理子系统采购管理子系统采购管理子系统采购申请单--录入采购申请单--审核采购订单--审核采购订单--录入收料通知单--审核收料通知单--录入采购发票--录入采购发票--审核费用发票--录入费用发票--审核采购发票--钩稽采购发票其他应付单付款申请单--新增付款申请单--审核付款申请单付款单--审核付款单--录入付款单--发送付款单应付款核销--付款结算凭证--审核凭证--生成第三节采购与应付账款子系统初始设置采购管理系统初始化应付款管理系统初始化一、采购管理系统初始化启用业务系统（一）参数设置1.需要设置的参数一般可以分成核算参数系统参数两大类。
（1）核算参数设置系统需要设置的核算参数包括以下内容：启用年度和启用期间核算方式库存更新控制（2）系统参数设置系统参数是定义业务操作的基本信息、操作原则和方法。（二）录入基础资料供应链管理涉及到的基础资料主要包括会计科目、核算项目、凭证字、币别、计量单位、仓库和仓位、客户、部门、职员、物料、供应商、结算方式等。其中会计科目、核算项目、凭证字、币别、部门、职 员、结算方式等资料的录入参见总账子系 统，仓库和仓位资料的录入参见仓存管理 子系统，客户资料的录入参见销售管理子 系统。 （三）输入期初数据 为了保证经营运作的连贯性和启用期前、 后业务处理的平滑连接，实现初始设置与 正常业务的融合，需要将启用期前未完成 的业务处理或存在的结余逐笔反映到信息 系统中。 在〖系统设置〗〖初始化〗〖采购管理〗〖初始数据录入〗功能中，录入启 用期前库存物料结余数量和成本。 在〖系统设置〗〖初始化〗〖采购管理〗〖录入启用期前的暂估入库单〗功 能中，录入启用期前的暂估入库单。 （四）其他初始设置 通常包括用户权限设置、业务流程设计、 多级审核定义等内容。 （五）启用业务系统 启用业务系统就是将初始化工作中所输 入的业务和管理信息进行处理和转化， 将其转变为业务日常处理所需的格式， 为日常处理提供基础信息、初始数据及 管理信息来源。
二、应付账款系统初始化 启用业务系统应付款管理系统初始化 1．参数设置 这部分内容主要在〖系统设置〗〖系统设 置〗〖应付款管理〗〖系统参数〗中设置。 包括公司信息、会计期间、科目设置、单据控 制、合同控制、核销控制等方面的内容。 应付款管理系统初始化 2．录入基础资料 在〖系统设置〗〖基础资料〗〖公共资料〗〖结算方式〗中对结算方式进行维护。 在〖系统设置〗〖基础资料〗〖应付款管理〗〖类型维护〗中对票据类型、合同类型、偿债等级、现金折扣、担 保类型、应付单类型、付款单类型进行维护，以实现不同类 型业务的分类管理。 在〖系统设置〗〖基础资料〗〖应付款管理〗〖凭证模版〗中定义各种业务类型的凭证模版，包括模板编号、模 板名称、凭证字号、科目来源、金额来源、摘要等内容。 在〖系统设置〗〖基础资料〗〖应付款管理〗〖采购价格管理〗中可以维护不同供应商、物料、采购批量范围、 币种、时间段内的价格和折扣情况。 应付款管理系统初始化 3．录入期初数据 在启用系统前，需要将还没有进行付款结算的应付账款、 应付票据等信息输入系统。 4．启用系统 在成功执行初始数据检查和初始数据对账操作后，就可启 用系统以开始日常业务处理。
（在财务会计—应付款管理——初始化中进行初始化检查， 对账、结束初始化，方能进行采购业务中的相关业务的操 第四节采购与应付账款 系统日常处理 2021年11月24日星期三 2.采购三个核心单据 采购订单 采购发票 外购入库单 采购部门 仓库部门 财务部门 采购业务案例介绍----普通采购业务 采购部崔小燕：1、5日拟采购鼠标、键盘各50个，拟采购单价为10元。 2、经过几轮询价，8日和苏州电子厂签定协议，采购鼠标、 键盘各50个，采购单价为10元，并约定12日到货。 3、通知仓管人员准备收货。 仓库管理员何佳12日收到苏州电子厂送来的50个鼠标及键盘，当日入原料仓。 会计满军13日收到苏州电子厂开来的增值税发票，金额1000元，税额170元。同时还有代垫的运费发票200元。 主管人员各业务主管人员负责审核所负责业务的所有单据。采购申请单 采购申请单是各业务部门或计划部门根据主生产计划、物料需求计 划、库存管理需要、销售订货、或零星需求等实际情况，向采购部门提 请购货申请、并可批准采购的业务单据。采购申请也可以由采购部门统 一汇总输入或系统自动合并。 采购申请单可以手工录入，也可以从库存缺货查询录入，或物料配套查询生成，或根据计划自动生成 采购申请单通过下推可以生成采购订单注意： 注意： 2021年11月24日星期三 2021年11月24日星期三 2021年11月24日星期三 采购发票 采购发票是企业采购物料时供应商开据的发票，是财务上非常重要 的一种原始单据。
采购发票在形式上分为专用和普通两种，它们的区别 在于专用发票涉及增值税，而普通发票不涉及，具体选择可以按用户实 际情况选择。不管是专用发票还是普通发票也分两种，即蓝字、红字发 票，它们的生成方式也有所不同。蓝字发票是真正的采购发票，而红字 采购发票则是指退货发票。普通发票在格式上只比专用发票少了几个与 增值税有关的项目其他操作相同 费用发票是运输单位开给购货单位、加工单位开给来料单位等，据以付款、记账、纳税的依据 钩稽即是将入库单的数量与发票进行核对，是核算入库成本的依据。在企业的采购业务开展过程中，并不是一张发票严格地对应一张入 库单，经常可能是一笔采购业务，企业分多次收货入库，而供应商汇 总开出一张发票，为了正确核算出每一次采购的成本，需要将每次的 采购发票和外购入库单进行钩对。或者运输途中发生的运费需要由企 业承担，也需要将运费发票和入库单进行钩对。 回顾 回顾::普通采购业务流程图 普通采购业务流程图
